1. O que é um Programa de Compliance?
O termo Compliance consiste em uma adaptação do verbo inglês “To comply”, e tem como significado “estar em conformidade” ou “estar em consonância”. Dessa forma, no contexto das organizações o compliance está relacionado com o ato de estar de acordo com as leis, normas ou regras, estabelecidas pelo governo ou pela própria organização.
Diante disso, o Programa de Compliance, por sua vez, diz respeito a um código de ética composto por normas internas criadas pela entidade. Nesse sentido, o programa de Compliance tem como seus principais objetivos prevenir, detectar e corrigir desvios que possam vir a prejudicar a organização, estando comumente associado ao combate contra a prática de corrupção. Assim, essas regras variam segundo a atuação da organização, podendo envolver obrigações regulatórias, fiscais, trabalhistas, concorrenciais, entre outras.
Logo, em síntese, podemos dizer que o Programa de Compliance basicamente diz respeito a um sistema que tem como propósito prevenir, identificar e corrigir eventuais irregularidades, fraudes e corrupções que vierem a ocorrer na entidade, o qual permite a minimização dos riscos e direciona a conduta mediante o mercado em que atua.
2. Para que serve um Programa de Compliance?
Tendo em vista a crescente competitividade do mercado e as instabilidades econômicas e políticas vivenciadas no Brasil, é sábio dizer que qualquer erro pode ser crucial para a sobrevivência de uma organização, podendo acarretar pagamentos de multas altíssimas e outros problemas ao negócio. No entanto, o que se sabe, é que grande parte dos erros e das falhas que são cometidos advém da falta de controle dos gestores, os quais poderiam ser evitados pela criação de um Programa de Compliance.
Dessa forma, ressalta-se que o Programa de Compliance serve para direcionar a conduta a partir do estabelecimento de normas e regras que garantam o combate à corrupção e a condutas inadequadas.
Nesse sentido, o Programa envolve a análise dos riscos operacionais; o conhecimento e a interpretação das legislações vigentes ligadas à empresa; a elaboração de códigos de conduta; o gerenciamento dos controles internos; a disseminação dos programa aos clientes, fornecedores e colaboradores; a criação de ações corretivas; e o monitoramento do cumprimento das normas.
3. Como construir e implantar um Programa de Compliance?
Tendo em mente que o Programa de Compliance atua como um código de ética e tem como propósito prevenir, detectar e corrigir erros e desvios na organização, neste tópico mostraremos quais etapas você pode seguir para construir um. Vamos lá!
1ª etapa – Diagnóstico da empresa: consiste em mapear os processos da organização, a fim de analisar minuciosamente as características da mesma, incluindo seu tamanho, sua estrutura, seu segmento, seu nível de controle interno, dentre outros, e sua exposição aos riscos junto aos colaboradores e ao setor público.
2ª etapa – Planejamento das ações: tendo mapeado essas informações, posteriormente, será preciso elaborar um plano de ação estratégico para a criação do Programa de Compliance, incluindo a definição dos responsáveis pela implantação das mudanças em cada departamento, além da data e do local, entre outras questões;
3ª etapa – Criação do código de ética: nesta etapa dar-se-á início à criação de um código de ética com base nos preceitos e na realidade da entidade. Nesse sentido, é fundamental que essas regras sejam claras e objetivas, a fim de que todos os níveis hierárquicos possam segui-los;
4ª etapa – Desenvolvimento de um departamento de Compliance: por mais que não seja obrigatório, a depender do porte da entidade, formar uma equipe responsável por garantir a implantação e o cumprimento das normas poderá ser necessário. Dessa forma, este departamento servirá tão somente para garantir o andamento deste Programa;
5ª etapa – implantação de sistemas de fiscalização e denúncias: para o acompanhamento do cumprimento das leis, normas e regras, ferramentas tecnológicas (Big data analytics, por exemplo) podem contribuir no levantamento e no monitoramento de informações pertinentes a gestão do compliance. Além disso, atualmente, as organizações também podem optar pela criação de canais de comunicação, abertos à todos para denunciarem condutas inadequadas;
6ª etapa – Capacitação dos colaboradores: o cumprimento das normas criadas, na maioria das vezes, está relacionado a sua compreensão por parte dos colaboradores. Por isso, capacitar e orientar os profissionais quanto à existência das leis, normas e regras permite que os profissionais sejam capazes de tomar atitudes mais éticas;
7ª etapa – monitoramento e acompanhamento do funcionamento do programa: a fase de monitoramento e acompanhamento, geralmente, ocorre após a implantação do Programa. Nesse sentido, ela envolve a certificação de que as normas estabelecidas estão sendo seguidas pela companhia, a revisão dos processos e o monitoramento da aplicação das ações corretivas.
4.Dicas para se construir um Programa de Compliance
Agora que você já sabe quais são os principais passos a se seguir para a construção de um Programa de Compliance, neste tópico te daremos algumas dicas para que você consiga fazer isso da melhor forma possível. Vamos conferir!
1.Envolva os gestores no processo: envolver os gestores na criação de um Programa de Compliance é essencial para que o processo seja bem-sucedido, pois, sendo pessoas de confiança, seus aconselhamentos poderão apoiar as tomadas de decisões. Além do mais, se estes eles aceitarem positivamente este sistema, a tendência será de os demais integrantes das equipes seguirem os mesmos passos.
2.Não dê um passo maior que a perna: para implantar um novo Programa é importante que este tenha como ponto de partida os processos já vigentes na organização. Sendo assim, ao invés de criar mais processos e normas, busque aprimorar aqueles que você tem em mãos primeiro, a fim de que estes possam nortear os demais processos que precisarão ser implantados.
3.Se a vida te dá tecnologia, use a seu favor: e por último e não menos importante, é fundamental destacar que existem vários sistemas de controles internos sendo criados e que você pode aderir para dar suporte à implantação e manutenção do Programa de Compliance. Logo, é essencial que você use isso ao seu favor, a fim de otimizar os seus resultados.
Posto isso, para finalizar este post, aconselhamos que, se você deseja estar em conformidade com a legislação, evitando prejuízos que possam sobrevir à organização mediante a erros, falhas, fraudes, corrupção, dentre outros, implementar um Programa de Compliance é fundamental.
