O mercado, a cada dia, torna-se mais competitivo, e, com isso, aqueles que fazem uso de metodologias mais eficazes para o controle e avaliação dos seus processos tendem a se destacar, uma vez que esse é um requisito básico. Assim sendo, para que seja possível evitar os prejuízos, bem como para otimizar os custos e avaliar as atividades das instituições, contar com o auxílio da auditoria é de suma importância para que seja possível garantir o bom andamento das operações da sua instituição. Nesse sentido, a auditoria nas instituições oferece uma série de benefícios, e, ainda, assegura que o planejamento estratégico adotado seja efetivamente seguido por todos os membros da instituição. Dessa forma, quanto se detecta inconformidades, o auditor propõe recomendações necessárias à correção e minimização das falhas. A fim de que você compreenda melhor como é feita auditoria, iremos apresentar, nesse post, um passo a passo sobre como a auditoria pode ser iniciada hoje mesmo na sua instituição.
Premissas iniciais para começar uma auditoria na instituição
A auditoria é um fenômeno da ciência contábil que visa registrar e interpretar as ocorrências, que, de alguma forma, alteram o patrimônio de uma entidade. Assim sendo, em síntese, a auditoria, a partir do profissional responsável, realiza uma análise acerca de suas demonstrações contábeis e dos processos administrativos, com vista a determinar a posição financeira da entidade e como as operações são realizadas no dia a dia. A partir da auditoria, torna-se possível obter um registro sistemático acerca de como as atividades têm sido desempenhadas, e, com isso, averigue-se a veracidade e as consistências das informações, bem como checar-se se as operações financeiras estão de acordo com os padrões contábeis e tributários.
Há, basicamente, dois tipos de auditoria: a auditoria interna e a auditoria externa, sendo que a externa é terceirizada, isto é, realizada por auditores independentes devidamente certificados, que têm por objetivo atestar a legitimidade das demonstrações contábeis e da sua instituição. A auditoria interna, por sua vez, é realizada por auditores que já são colaboradores da sua própria instituição, e, assim, o objetivo é averiguar o nível de segurança dos seus processos internos, avaliando-se a eficiência e a eficácia do controle administrativo. Ambas as modalidades fazem uso das mesmas técnicas para desempenharem o seu trabalho, baseando-se, portanto, na gestão interna, com vistas a modificar as atividades, caso necessário, de acordo com os pontos identificados nos trabalhos desempenhados pela equipe de auditores.
Como é realizada a auditoria na instituição?
A auditoria consiste na aplicação dos conhecimentos contábeis e dos procedimentos voltados ao controle interno, e, dessa forma, é preciso, previamente, estabelecer o que será realizado, como e quando, com vistas a maximizar os resultados e realizar a manutenção das metas e intenções da instituição. Para tanto, o auditor deverá seguir o planejamento da auditoria. Inicia-se a auditoria com a identificação dos procedimentos e rotinas da instituição, perpassando a avaliação dos resultados e terminando com as recomendações de possíveis melhorias a serem implementadas. A partir dessas considerações iremos apresentar, nesse momento, um passo a passo para que você possa dar início hoje mesmo à uma auditoria, podendo ela ser interna ou externa, a depender das suas necessidades mais urgentes. São cinco etapas que garantem a boa aplicabilidade da auditoria.
Etapas de uma auditoria feita nas instituições
Tudo se inicia com o mapeamento dos processos. Assim sendo, a auditoria é iniciada com a identificação de todos os processos que compõem as rotinas da instituição, e, dessa forma, esquematiza-se as tarefas e essas, por conseguinte, são transformadas em fluxos ou mapas. Esses recursos visuais são interessantes porque sintetizam os procedimentos da empresa de forma geral, e, com isso, podem ser compreendidos de forma mais clara. Na sequência, o auditor irá realizar o processo de identificação dos riscos. Essa é a segunda etapa. Analisa-se cada uma das práticas registradas e apontadas pelo mapeamento de processos, com vista a identificar os possíveis problemas e riscos. Realiza-se, então, uma análise minuciosa das tarefas, buscando falhas e inconsistências que estão prejudicando a instituição e que estão em desacordo com as normas que estão em vigor na instituição.
Tem-se, na terceira etapa, a avaliação do controle interno. Dessa forma, após a identificação dos riscos, é preciso conhecer, em detalhes, o controle interno que existe na instituição auditada, e, para isso, precisa-se verificar e conhecer as metodologias que estão sendo utilizadas, com vista a garantir que as atividades diárias não apresentam adversidades e estão caminhando de acordo com o previsto. Em quarto lugar, há o teste de aderência ao controle interno. Após saber como funcionam os controles internos da empresa, o auditor precisará testá-los na prática. Essa etapa está relacionada à análise do nível de segurança e eficácia da avaliação, apresentando-se as formas de reduzir os riscos identificados. Caso o auditor detecte que o controle interno não é eficiente, será preciso que analise as falhas detectadas apontando os seus impactos nas demonstrações contábeis da instituição.
A análise dos resultados
O último passo crucial em uma auditoria nas entidades é a análise propriamente dita dos resultados. Com as técnicas, habilidades e competências do auditor, é possível, por fim, obter a evidência e os resultados. Caso a avaliação seja positiva, o responsável pela auditoria irá informar, em seu relatório, que o procedimento é eficaz, recomendando apenas a sua manutenção. Contudo, caso detecte-se possíveis erros, cabe, ao auditor, apontar o local exato em que se localiza esse problema, devendo informar o motivo das ocorrências, e as recomendações e os meios necessários para solucioná-los. Auditores não são fiscais, mas sim parceiros. O objetivo não é buscar fraudes e irregularidades, mas atestar que os processos, controles e informações registrados pela instituição são, de fato, reais e livres de irregularidades.
