Atualmente, uma das metas que permeiam a mentalidade do meio corporativo é o fato de que as instituições devem crescer de forma sustentável para que se destaquem e ganhem vantagem competitiva. Para tanto, é preciso que o aperfeiçoamento dos seus processos internos seja um dos seus principais objetivos. Assim sendo, com vistas a atingir esses objetivos, os gestores apoiam-se nas ferramentas de auditoria interna e externa, que auxiliam no processo de melhoria contínua das instituições. Independentemente do formato da auditoria, é possível acompanhar a rotina do seu negócio de forma mais próxima e atenta.
Dessa forma, a partir da auditoria, torna-se possível certificar-se de que o planejamento estratégico escolhido pela instituição está sendo colocado em prática e foi internalizado por todos os membros que integram as mais diversas equipes. Verificar de que forma esses processos estão sendo desempenhados também é um dos objetivos da auditoria. Nesse sentido, o post de hoje irá apresentar as características essenciais de uma auditoria e alguns dos seus principais benefícios. Você perceberá que ela é uma poderosa ferramenta para que a sua instituição cresça de forma sustentável e dentro das regras e normas legais e específicas.
Como a auditoria pode contribuir com a minha instituição?
A auditoria é um processo sistemático, e, em razão disso, o auditor irá avaliar se as atividades desenvolvidas no dia a dia estão adequadas. A análise é minuciosa, precisa e cuidadosa. A principal finalidade é verificar se as tarefas propostas aos diversos colaboradores estão sendo bem desempenhadas. Os profissionais de auditoria irão acompanhar a sua instituição por um determinado período para que a análise seja certeira. Na avaliação, analisa-se os métodos e a sua eficácia, com vistas a evitar possíveis fraudes. A análise é um recurso essencial, visto que ajuda a corrigir os mais diversos desvios de performance. As não conformidades devem ser reportadas aos gestores e esses, por sua vez, devem colocar em prática planos de ação capazes de minimizar ou suprimir essas falhas para que os resultados sejam alcançados de acordo com o que foi estabelecido no planejamento estratégico.
Como é feita a análise na auditoria?
A auditoria pode ser interna ou externa, certo? Nas auditorias internas, conta-se com profissionais que já fazem parte do seu quadro de funcionários, isto é, não se terceriza o serviço. Cria-se um departamento de auditoria interna com profissionais contratados ou escolhidos na própria instituição, que sejam conhecedores dos processos relacionados com a contabilidade. As auditorias externas, por conseguinte, caracterizam-se dessa forma pois contrata-se uma empresa/auditor independente, sem qualquer vínculo empregatício com a instituição. Ele irá, portanto, fornecer uma visão de fora sobre a atual situação da sua instituição. Os auditores independentes, para exercer a suas funções, devem estar registrados nos órgãos que regulamentam a profissão. Normalmente o auditor externo trabalha em parceria com a auditoria interna para otimizar os trabalhos a serem executados. Ambos testam os procedimentos da empresa, e, a partir desse teste, realiza-se um relatório, fruto de uma análise minuciosa.
Esse relatório, posteriormente, deverá ser apresentado à diretoria da sua instituição. Atenção. Observe que, em alguns casos, o estatuto da instituição já contempla a obrigatoriedade de se ter auditoria externa. A depender do porte e das características da sua instituição, mesmo não sendo exigida no estatuto a utilização de uma auditoria externa, às boas práticas de governança, estabelecem este procedimento. Não deixe de verificar se esse é o seu caso. Geralmente os trabalhos de auditoria contemplam a análise do exercício social da instituição, 12 meses. Nesse processo, analisa-se, em detalhes e de forma minuciosa, os registros contábeis e os processos administrativos da instituição. Os auditores visam garantir que os dados são exatos, precisos e autênticos.
De que forma a auditoria pode ser útil à minha instituição?
A primeira coisa que você precisa saber é que os auditores são fundamentais, uma vez que as suas habilidades permitem efetuar críticas, emitir opiniões sobre as áreas econômicas-financeiras e sobre os resultados de ambos, além do fato da permissão da verificação dos registros contábeis, o que faz com que determinem a verdadeira situação financeira da sua instituição. Com esses exames, torna-se possível obter uma certificação para as demonstrações contábeis da instituição. A auditoria é bastante ampla, e, dessa forma, contempla todos os setores de uma instituição. Considera a função de cada colaborador e como ela é exercida.
Os resultados oriundos dessa análise/relatório deverão ser disponibilizados ao conselho de administração, diretoria e órgãos oficiais, assim como a todos aqueles que de uma forma ou de outra tem contato com a instituição. Caso detecte-se possíveis fraudes, o auditor conseguirá determinar o impacto dessas na imagem da empresa, reforçando, então, a credibilidade da instituição em questão. Nesse sentido, o gestor conseguirá minimizar ou suprimir os riscos que podem afetar a performance da instituição
De que maneira as recomendações do auditor podem ser colocadas em prática?
Após a auditoria, surge a dúvida: como colocar as recomendações em prática e elevar a performance da minha instituição? A auditoria, quando bem executada, garante a sustentabilidade à sua instituição. Com a auditoria é possível manter níveis de controles internos adequados, bem como pode-se adotar caminhos alternativos para algo que não está funcionando.
As recomendações de um auditor servem como feedback sobre pontos fortes e fracos dos processos utilizados pela instituição.
Uma carta de recomendações preparada pelo auditor, destaca os pontos fracos detectados na auditoria, e faz recomendações para melhorias nos controles internos.
Cabe aos gestores implementar essas recomendações para melhorar os níveis de controle interno da instituição.
A aplicação do Programa de Auditoria é chamada de trabalho de campo e é estabelecida nas seguintes etapas:
∙ Reunião com o auditado para a abertura dos trabalhos;
∙ Estudo e avaliação dos controles internos;
∙ Aplicação dos programas de auditoria;
∙ Registro em papéis de trabalho;
∙ Formação do relatório de auditoria.
